Conditions d'utilisation de la gestion des partenaires commerciaux (Connex)

Version du 9 janvier 2023

Informations

Des informations sur la procédure d'enregistrement se trouvent sous: Enregistrement sur le portail électronique de la Confédération.

Relation d'affaires

Connexion

1. Pour pouvoir utiliser les services numériques de l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF), il faut s'enregistrer sur le portail électronique. Il est possible de créer un compte d'utilisateur ou d'utiliser le compte d'un fournisseur d'identité (IdP) approuvé.
2. Un compte personnel doit être utilisé pour chaque personne physique qui souhaite utiliser le portail électronique.
3. Les personnes physiques disposant d'une connexion sont appelées «utilisateurs» dans le présent document. 

Partenaires commerciaux

1. L'interaction avec l'OFDF se fait par l'intermédiaire de personnes physiques ou morales appelées partenaires commerciaux. Des personnes physiques dotées d'une connexion sont affectées à un partenaire et représentent ce dernier vis-à-vis de l'OFDF.
2. Les partenaires commerciaux sont gérés dans l'application «Connex».
3. Les entreprises pour lesquelles il existe une inscription dans l'un des registres reconnus (IDE, DUNS, REE) sont tenues d'utiliser cette inscription pour se déclarer en tant que partenaire commercial.
4. Pour un partenaire commercial, il est possible de demander des rôles de partenaire qui contrôlent l'accès à différents services de l'OFDF. 

Lettre d'onboarding

1. L'identification d'un partenaire commercial est assurée au moyen d'une lettre unique d'onboarding. Celle-ci est envoyée à l'adresse enregistrée dans le registre IDE ou DUNS; pour les personnes privées ou les entreprises saisies manuellement, elle est envoyée à l'adresse indiquée, et pour les filiales, à l'adresse du siège principal figurant dans le registre IDE.
2. La lettre d'onboarding contient un code qui doit être introduit dans Connex. Cela permet d'associer la personne physique connectée au partenaire commercial. 

Rôle d'administrateur

1. Le premier utilisateur qui s'enregistre pour un partenaire commercial en saisissant le code figurant dans la lettre d'onboarding se voit automatiquement attribuer le rôle d'administrateur.
2. Le rôle d'administrateur permet de saisir d'autres utilisateurs pour le partenaire. Il est également possible d'attribuer le rôle d'administrateur à d'autres personnes.
3. Le rôle d'administrateur vaut pour tous les services numériques de l'OFDF.
4. Le rôle d'administrateur permet d'autoriser d'autres personnes à utiliser les rôles existants du partenaire.
5. Il incombe au partenaire commercial d'attribuer des rôles aux personnes qu'il a autorisées et de supprimer les personnes dont l'autorisation n'existe plus (par ex. en cas de licenciement d'un collaborateur).

Attribution

1. Les actes des personnes qui les accomplissent pour le compte d'un partenaire commercial sont imputés à ce dernier.

Traitement des données

1. Les données des partenaires commerciaux et des utilisateurs sont gérées en libre-service par les utilisateurs. Ceux-ci sont responsables de l'exactitude des informations fournies. Il incombe aux personnes enregistrées de tenir à jour leurs données également dans les registres IDE, DUNS et REE.
2. Les collaborateurs de l'OFDF utilisent ces données aux fins prévues par la loi, notamment pour la perception des redevances, le contrôle ou l'octroi d'une autorisation.
3. Les données personnelles peuvent être utilisées pour l’établissement de rapports et de statistiques, pour l'analyse des risques ainsi que pour la planification des contrôles.
4. Les données des registres ne peuvent être modifiées que par le biais des registres concernés. Elles sont soumises à la politique de confidentialité des registres concernés.
5. Les données relatives aux personnes physiques et les données des entreprises qui sont saisies manuellement relèvent de la responsabilité de ces personnes. Elles sont conservées jusqu'à ce que celles-ci donnent l'ordre de les effacer. Si l'OFDF est soumis à une obligation de conserver les données, elles ne peuvent pas être effacées tant que la durée de conservation n'est pas écoulée.
6. L'OFDF se réserve le droit de supprimer les données après une période d'inactivité de plus de dix ans. L'inactivité signifie que les données n'ont été utilisées pour aucune application connectée au niveau fédéral pendant cette période.
7. Si les données de Connex sont copiées dans d'autres domaines, la durée de conservation est déterminée par les règles applicables au domaine concerné (par ex. les adresses figurant dans une déclaration de marchandises douanière sont supprimées avec la déclaration lorsque la durée de conservation de celle-ci est écoulée).