Le 1er juin 2023, l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF) a mis en service la première version de son nouveau système de gestion du trafic des marchandises «Passar». Des années de préparation intensive ont précédé ce lancement. Un coup d'œil dans les coulisses offre un aperçu des premières journées d’exploitation du nouveau système.
21.06.2023, Alain Dulio, Yanis Gogniat, Eva Künzi und Nicolas Rion
Ce vendredi est une sorte de répétition générale. Nous accompagnons Ines Gallotti, l’une des « ambassadrices et ambassadeurs Passar » qui accompagnent la mise en œuvre du nouveau système de gestion du trafic des marchandises dans les différents niveaux locaux. « C’est une responsabilité importante. Notre rôle de passerelle entre le système et les collaborateurs qui l’utiliseront est primordial », explique-t-elle. Ce jour-là, à Stabio, à six jours du lancement de Passar 1.0, Ines Gallotti est très sollicitée. Certains collaborateurs ont déjà pris leurs marques. L’un d’entre eux a même continué à travailler avec le nouveau système toute la journée après la démonstration faite par Ines Gallotti, bien que le système ne soit pas encore officiellement productif. D’autres collaborateurs sont encore un peu hésitants et ont des questions. Ines Gallotti est là pour ça. Il reste toute une semaine pour se préparer. De plus, la mise en service de Passar se fera de manière progressive.
Quel a été le défi principal ? « Former la septantaine de collaborateurs à la Douane Mendrisio alors que le travail quotidien suivait son cours ». Avant cela, l’ambassadrice Passar et son suppléant Roberto Borrello ont d’abord acquis eux-mêmes les connaissances nécessaires lors de plusieurs workshops à Berne. Ensuite, ils ont organisé plusieurs demi-journées de cours sur place à Stabio pour leurs collègues. Des séances d’information ont également été proposées aux partenaires économiques de la douane, qui se préparent eux aussi à passer au nouveau système selon le calendrier défini avec les associations faîtières. « L’investissement en temps et en énergie a été important, mais il nous permet d’aborder sereinement le 1er juin », concluent Ines et Roberto en souriant.
A 4h30 du matin, au poste de douane de Rheinfelden, nous rencontrons Andrea Werder, chef de groupe et ambassadrice Passar à la Douane Argovie. Les premiers camions sont déjà massés à la frontière pour pouvoir la franchir à 5 heures précises. Un bref briefing avec les collaborateurs dans les cabines et avec les supérieurs hiérarchiques, qui ne voulaient en aucun cas laisser passer l'occasion d'assister aux premières minutes de Passar, et les premières déclarations sont déjà saisies. Même si le nouveau système a été largement testé, un certain soulagement est perceptible lorsque les messages peuvent être saisis sans erreur dans Passar.
A 6 heures, alors que le soleil monte lentement à l'horizon et que la première ruée est passée, Andrea Werder constate avec satisfaction : « Tout semble fonctionner comme prévu. Pour les collaborateurs, peu de choses changent pour l’instant et les chauffeurs ne devraient rien remarquer du changement non plus - sauf s'ils utilisent l'application Activ, qui leur permet de passer la frontière beaucoup plus rapidement. »
Plus tard dans la matinée, une conférence téléphonique est organisée avec les autres services de la Douane Argovie. Dans l'après-midi, une visite est effectuée au passage de frontière de Stein/Bad Säckingen. Partout, nous constatons que la journée d'introduction a été un franc succès. Le trafic des marchandises s'écoule sans problème. Andrea Werder pourra s'offrir un rafraîchissement bien mérité à la fin de sa journée de travail.
Une semaine après le lancement, le trafic commercial roule comme à son habitude. A Vallorbe, dans la cabine côté entrée en Suisse, on croirait que le collaborateur de la douane travaille avec Passar depuis toujours. EETS :OK sur l’écran de contrôle RPLP, flèche bleue de l’application Activ qui pulse sur le téléphone du chauffeur, un coup d’œil de confirmation dans Passar : « C’est tout bon merci ». Le camion s’est à peine arrêté. Tout comme les deux suivants, chargés de paille et de gravier, qui utilisent l’application Periodic. Le chauffeur suivant immobilise son véhicule, farfouille sur le siège passager et finit par tendre quatre feuilles de papier. « Alors, qu’est-ce que nous avons là ? » Après avoir feuilleté les documents, le collaborateur de l’OFDF se lève pour vérifier le numéro de plaque, saisit une déclaration de transport puis l’active manuellement : scan, clic, scan, scan, scan, clic, clic. En rendant les papiers au chauffeur, il y ajoute un flyer : « Next time phone and Activ, ok ? »
« Nous sommes passés de 100 utilisations de l’application Activ à 1000 par semaine en deux mois à peine », se réjouit Sylvain Maudamey. « Cela représente déjà plus du 50% des transit. » Au-delà de la campagne d’information, le bouche à oreilles fonctionne. « J’aime cette énergie », poursuit Sylvain Maudamey, l’ambassadeur Passar de la Douane Vaud. « Un nouveau système se met en place et nous apprenons chaque jour à le faire fonctionner un peu mieux. » Un exemple ? « Après avoir scanné leurs documents de transit dans Activ et parqué leur camion, des chauffeurs ont traversé la frontière à pied pour aller boire un café. Les déclarations ont alors été activées et l’application Activ indiquait un Stop lorsqu’ils ont voulu repartir avec leur camion. En une dizaine de minutes à peine, nous avons pu adapter les zones de géolocalisation pour l’activation pour éviter ce problème. »
Et maintenant ? « Le 1er juin a marqué le début de l'introduction par étapes de Passar. Le premier obstacle est franchi, nous nous concentrons déjà sur les suivants. » Dominik Meier se tient devant la longue affiche qui sert de planification, le Planning Board. En tant que Product Manager et co-chef de programme DaziT, c’est déjà la 20e fois qu’il orchestre le PI Planning, le grand événement de planification de deux jours. Les spécialistes métier, les architectes, les développeurs et les testeurs ont travaillé pendant des mois en vue de l’échéance du 1er juin. Sur tous les visages, on peut lire un mélange de joie, de fierté et de soulagement. Pas le temps toutefois de s’endormir sur ses lauriers : le développement des systèmes informatiques doit se poursuivre à plein régime.
« Les tout derniers éléments nécessaires pour le 1er octobre sont en cours de développement. Parallèlement, nous travaillons déjà sur Passar 2.0 », explique Dominik Meier pendant la pause. Le nouveau système de gestion du trafic des marchandises et la grande majorité des systèmes périphériques, comme l’ePortal, la gestion centralisée des données de base ou la gestion des documents, sont désormais productifs. « Nous continuons maintenant à les développer, à élargir les fonctionnalités et nous les introduirons à nouveau par étapes, en concertation avec l'économie, exactement comme nous l'avons fait jusqu'à présent », résume-t-il.
