Il 1° giugno 2023, l’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC) ha introdotto la prima versione del nuovo sistema per il traffico delle merci «Passar». Il lancio è stato preceduto da anni di intensa preparazione. Abbiamo dato uno sguardo dietro le quinte, per mostrarvi come si sono svolti i primi giorni di introduzione del nuovo sistema.
21.06.2023, Alain Dulio, Yanis Gogniat, Eva Künzi und Nicolas Rion
Venerdì 26 maggio rappresenta una sorta di prova generale. Accompagniamo Ines Gallotti che, come altre ambasciatrici e ambasciatori Passar, segue l’introduzione del nuovo sistema per il traffico delle merci nei vari livelli locali dell’UDSC. «È un’importante responsabilità. Il nostro ruolo di ponte tra il sistema e i collaboratori è fondamentale», ci spiega. Quel giorno a Stabio, ossia sei giorni prima dell’introduzione di Passar 1.0, Ines Gallotti è molto richiesta. Alcuni collaboratori hanno già familiarizzato con i nuovi sistemi. Dopo la presentazione di Ines Gallotti, un collaboratore ha continuato a lavorare con il nuovo sistema per tutto il giorno, anche se in realtà il sistema non era ufficialmente operativo. Altri invece sono ancora insicuri o hanno domande, che vengono discusse insieme. Rimane ancora una settimana intera di tempo. Inoltre Passar sarà introdotto a tappe.
Quale è stata la sfida più grande? «Formare i circa 70 collaboratori dell’ufficio di Mendrisio, mentre l’attività quotidiana continuava senza interruzione.» Dapprima, l’ambasciatrice Passar Ines Galotti e il suo sostituto Roberto Borrello hanno acquisito le conoscenze necessarie in occasione di vari workshop a Berna. Successivamente hanno organizzato vari corsi di mezza giornata sul posto a Stabio per i loro colleghi. Anche i partner economici dell’UDSC, che si preparano a passare al nuovo sistema, hanno potuto partecipare ad alcuni eventi informativi. «Il dispendio in termini di tempo ed energia è stato notevole, ma ciò ha consentito di arrivare al 1° giugno con serenità», concludono Ines e Roberto con un sorriso.
Mattina presto al confine. Alle ore 4.30 presso l’ufficio di Rheinfelden incontriamo Andrea Werder, capo gruppo e ambasciatrice Passar presso Zoll Aargau. I primi autocarri aspettano già al valico di confine per essere lasciati passare alle cinque in punto. Un ultimo briefing con i colleghi delle cabine sopraelevate e con i superiori, che non vogliono perdere l’occasione di essere presenti nei primi minuti di operatività di Passar. Già vengono registrati i primi messaggi. Sebbene il nuovo sistema sia stato ampiamente testato, si percepisce un certo sollievo quando i messaggi in Passar vengono registrati senza errori.
Quando alle 6.00 il sole inizia a far capolino all’orizzonte e la prima ondata di veicoli è passata, Andrea Werder sorridendo afferma: «Tutto sembra procedere come previsto. In realtà per i collaboratori non cambia molto e i conducenti non dovrebbero nemmeno accorgersi del passaggio a Passar, salvo se utilizzano l’app Activ, che consente loro di attraversare il confine ancora più rapidamente».
Piu tardi nel corso della mattinata, segue una conferenza telefonica con altri uffici di servizio di Zoll Aargau e nel pomeriggio una breve visita al valico di confine di Stein/Bad Säckingen. La giornata introduttiva è stata ovunque un successo. Il traffico delle merci fluisce senza problemi e, a fine giornata, Andrea Werder può finalmente godersi una bella e meritata bevanda rinfrescante.
Una settimana dopo l’introduzione, il traffico delle merci circola come di consueto. Osservando il collaboratore dell’UDSC nella cabina sopraelevata a Vallorbe, sembra quasi che conosca Passar già da sempre: EETS: OK sul monitor TTPCP, freccia blu intermittente dell’app Activ sullo smart phone del conducente, uno sguardo di conferma a Passar: «Tutto a posto, grazie.» L’autocarro non si è praticamente fermato. Esattamente come i due veicoli successivi, carichi di fieno e ghiaia. Anch’essi utilizzano una soluzione digitale dell’UDSC: l’app Periodic.
Il prossimo conducente invece ferma il suo veicolo, cerca qualcosa sul sedile del passeggero e infine consegna al collaboratore quattro fogli. «Allora, cosa abbiamo qui?» Dopo aver dato uno sguardo ai fogli, il collaboratore dell’UDSC si alza un momento per controllare la targa di controllo, si risiede, registra la dichiarazione del trasporto in Passar e la attiva manualmente: scansione, clic, scansione, scansione, clic, clic. Quando restituisce i documenti al conducente, gli consegna anche un flyer dicendo: «Next time phone and Activ, ok?»
«In poco meno di due mesi siamo passati da 100 utilizzi dell’app Activ a 1000 per settimana», si rallegra Sylvain Maudamey. «Ciò corrisponde a oltre il 50 per cento dei transiti». Oltre alla campagna informativa anche il metodo del passaparola funziona. «Mi piace questa energia», continua a spiegare Sylvain Maudamey, ambasciatore Passar presso Douane Vaud. «Viene introdotto un nuovo sistema e ogni giorno impariamo come utilizzarlo meglio».
Un esempio? «Alcuni conducenti, dopo aver scansionato in Activ i loro documenti di transito e aver parcheggiato il loro autocarro, hanno attraversato a piedi il confine per andare a prendere un caffè. Nel frattempo sono stati attivati i messaggi. Quando in seguito volevano proseguire il viaggio con il loro autocarro, l’app Activ ha indicato loro che si dovevano fermare. Nel giro di soli dieci minuti siamo stati in grado di adeguare le impostazioni dell’area del geofencing per l’attivazione, al fine di evitare il problema.»
Qual è la prossima tappa? «Il 1° giugno 2023 è iniziata l’introduzione a tappe di Passar. La prima sfida è superata e ora ci concentriamo su quelle successive.» Dominik Meier è in piedi davanti al lungo piano di pianificazione. È già la ventesima volta che, in qualità di product manager e co-responsabile del programma DaziT, modera il grande evento di pianificazione (PI Planning) che si svolge su due giornate. Per mesi i rappresentanti specializzati, gli architetti, gli sviluppatori e i tester hanno lavorato in vista di questa scadenza. Sui loro visi si legge un misto di gioia, orgoglio e sollievo. Ma non c’è tempo per riposare sugli allori: l’attività di sviluppo deve continuare a pieno ritmo.
«Gli ultimi elementi per il 1° ottobre 2023 sono in sviluppo. Parallelamente stiamo anche già lavorando a Passar 2.0.», ci spiega Dominik Meier durante la pausa. Il nuovo sistema per il traffico delle merci e la maggior parte dei sistemi periferici come l’ePortal, la gestione dei dati di base o quella dei documenti sono già operativi. «Adesso li sviluppiamo ulteriormente incrementandone le funzioni e li introduciamo a tappe d’intesa con l’economia, come fatto finora», conclude Meier.
